Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Torreggiani & C. S.p.A.
Sede legale: Via O.Tenni 88/90 – 42123 Reggio Emilia (RE)
C.F. / P.IVA: 00267150357
Email: info@torreggianispa.it

2. Categorie di dati trattati

Nell'ambito della presente piattaforma vengono trattati i seguenti dati:

• Dati anagrafici e di contatto del fornitore: ragione sociale, nome referente, indirizzo email.
• Dati economici: offerte presentate nell'ambito di procedure di asta/RDO.
• Dati tecnici di navigazione: indirizzo IP al momento dell'accesso, log di sistema.
• Documenti caricati dal fornitore in fase di qualificazione (PDF, DOC, XLS e formati compatibili).
• Messaggi di comunicazione operativa (chat): testo dei messaggi scambiati tra il fornitore e l'amministratore durante lo svolgimento di una procedura di gara.

Non vengono trattati dati appartenenti a categorie particolari (art. 9 GDPR) né dati relativi a condanne penali.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

4. Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questa piattaforma acquisiscono, nel corso del loro esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet. Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati posseduti da terzi, permettere di identificare gli utenti. In questa categoria di dati rientrano:

• gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono alla piattaforma;
• gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste;
• l'orario della richiesta;
• il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server;
• la dimensione del file ottenuto in risposta;
• il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, etc.);
• altri parametri relativi al sistema operativo e all'ambiente informatico dell'utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di garantire il funzionamento della piattaforma, di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso e per scopi di sicurezza informatica (es. ricostruire un attacco informatico ed accertamento di responsabilità in caso di reati informatici ai danni della piattaforma o di altri utenti). Vengono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento di tali scopi e successivamente cancellati automaticamente. La piattaforma tratta inoltre dati automaticamente attraverso l'invio di cookie, descritti nella sezione dedicata più sotto.

5. Statistiche

Il titolare potrà trattare informazioni sull'utilizzo della piattaforma da parte degli utenti. Queste informazioni, elaborate ove possibile in forma anonimizzata e/o aggregata, sono necessarie a rilevare statistiche sull'interazione degli utenti con il servizio, al fine di valutare interventi di miglioramento, potenziamento o revisione delle funzionalità e ottimizzare l'esperienza d'uso. I risultati delle elaborazioni non costituiscono dati personali, poiché espressi in termini aggregati e anonimi, ad esclusivo utilizzo interno del titolare.

6. Procedura di asta/RDO

La piattaforma è strutturata per permettere agli utenti inseriti da Torreggiani di partecipare ad aste o richieste di offerta (RDO) proposte dal titolare, utili a regolare gli acquisti e le forniture aziendali. L'azienda con utente attivo può chiedere in qualsiasi momento la disiscrizione dalla piattaforma e/o dalla mailing list con cui vengono notificate le aperture delle procedure.

All'apertura di una procedura viene inviata una notifica alle ditte registrate abilitate a partecipare. Nell'ambito della procedura vengono richiesti dati e documenti, tra cui l'offerta economica e le ulteriori informazioni di volta in volta necessarie a soddisfare i requisiti richiesti (es. certificazioni, attestazioni). Tali informazioni sono visibili esclusivamente al personale di Torreggiani & C. S.p.A. e non agli altri partecipanti alla procedura.

Alla conclusione della procedura viene individuato il partecipante vincitore, che viene contattato per finalizzare il rapporto; qualora il vincitore non fosse più disponibile, possono essere ricontattati gli altri partecipanti. I dati inseriti dal vincitore e dagli altri partecipanti possono essere ulteriormente elaborati per future proposte, valutazione del fornitore ai fini di ulteriori rapporti commerciali o comparazioni per successive forniture. Tutte le informazioni fornite possono infine essere utilizzate per gestire eventuali contestazioni o contenziosi con il soggetto.

7. Periodo di conservazione

• Dati di navigazione: conservati per il tempo strettamente necessario agli scopi per cui sono raccolti, poi cancellati automaticamente; i relativi file di log sono conservati per un massimo di 6 mesi, decorsi i quali vengono cancellati.
• Statistiche: le informazioni in forma disaggregata sono conservate per il periodo necessario ad elaborare gli indicatori anonimi e aggregati.
• Dati di accesso, anagrafici e di contatto inseriti in piattaforma: mantenuti per tutto il periodo di iscrizione alla piattaforma; in caso di inattività il titolare può eliminare anticipatamente l'utente non più attivo.
• Dati e documenti caricati dal vincitore della procedura: conservati fino a 10 anni dalla conclusione della procedura, per la formalizzazione del rapporto.
• Dati relativi agli altri partecipanti alla procedura: conservati fino a 3 anni dalla conclusione della procedura, per le finalità di future proposte, valutazione del fornitore e comparazioni.
• Dati contabili e fiscali: 10 anni dalla chiusura dell'esercizio (obblighi di legge).
• Messaggi di chat: conservati nella base dati per la sola durata della procedura di gara attiva; al termine vengono archiviati nei log di sistema e cancellati dalla base dati. Anche questi log di sistema sono conservati per un massimo di 6 mesi, decorsi i quali vengono cancellati.

In generale, nessun log applicativo o di sistema generato dalla piattaforma viene conservato oltre 6 mesi. Al termine dei rispettivi periodi di conservazione, tutti i dati sopra indicati vengono cancellati o resi anonimi.

8. Destinatari dei dati

I dati personali possono essere comunicati a:

• Personale interno autorizzato (responsabili acquisti, amministratori di sistema).
• Società che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo e della piattaforma (soggetti che si occupano di hosting, piattaforme e-commerce e di pagamento, consulenti nello sviluppo del servizio, etc.), in qualità di responsabili del trattamento (art. 28 GDPR).
• Studi o società che erogano servizi nell'ambito di rapporti di assistenza e consulenza (in ambito informatico, contabile/amministrativo, etc.).
• Enti, amministrazioni ed autorità pubbliche, per l'adempimento di obblighi di legge, qualora si riscontrassero evidenze di crimini o attacchi informatici contro il sistema o gli altri utenti, o nell'ambito della gestione di contenziosi con l'interessato.

I dati non vengono ceduti a terzi per finalità commerciali né diffusi.

9. Trasferimento dati extra-UE

I dati personali non vengono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo.

10. Facoltatività del conferimento

Il conferimento dei dati è obbligatorio qualora necessario per accedere e utilizzare correttamente la piattaforma, per gestire richieste e comunicazioni, nonché per le informazioni o i documenti richiesti ai fini della verifica dei requisiti di partecipazione alle procedure di asta/RDO. Il mancato conferimento di tali dati rende impossibile utilizzare la piattaforma, gestire richieste o comunicazioni, oppure accedere alla procedura di selezione per quell'asta/RDO.

Nei restanti casi il conferimento dei dati è facoltativo e volontario da parte dell'interessato e, dove indicato e necessario, subordinato al suo esplicito consenso.

11. Cookie e tecnologie di tracciamento

Questa piattaforma utilizza esclusivamente cookie tecnici strettamente necessari al funzionamento del servizio. Nessun cookie di profilazione o tracciamento di terze parti viene installato.

* N.B.: la scadenza dei cookie con durata inferiore ad un giorno è indicata come "Chiusura della sessione" (durata effettiva: 8 ore).

Trattandosi di cookie tecnici necessari, il loro utilizzo non richiede il consenso dell'utente (art. 122 D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018). È possibile disabilitarli nelle impostazioni del browser, ma ciò potrebbe compromettere il funzionamento della piattaforma.

Per il dettaglio analitico, consulta la Cookie Policy estesa.

12. Diritti dell'interessato

Ai sensi degli artt. 15–22 GDPR, l'interessato ha il diritto di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma e copia dei dati trattati;
• Rettifica (art. 16): far correggere dati inesatti o incompleti;
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio"), quando il trattamento è concluso, il consenso è revocato o non sussistono altre ragioni legali per la conservazione;
• Limitazione (art. 18): richiedere la sospensione del trattamento, in particolare se basato sul legittimo interesse del titolare o di terzi;
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato su legittimo interesse, nonché all'uso di processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione;
• Portabilità (art. 20): ricevere i propri dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico;
• Revoca del consenso: qualora un trattamento sia basato sul consenso, revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Per maggiori informazioni sui propri diritti è possibile consultare il sito del Garante Privacy: garanteprivacy.it/i-miei-diritti.

Le richieste possono essere inviate a: info@torreggianispa.it, indicando nell'oggetto "Richiesta esercizio diritti interessato - Privacy" e specificando la propria identità, il rapporto con il titolare e il diritto che si intende esercitare.

Il titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione (prorogabili di ulteriori 60 giorni in casi di particolare complessità, con comunicazione entro il primo mese).

13. Limiti all'esercizio dei diritti

La normativa prevede casi in cui l'esercizio di un diritto può essere limitato: ad esempio quando il trattamento si basa su un obbligo di legge, è svolto per l'accertamento o la difesa di un diritto in sede giudiziale, oppure quando vi è il rischio di ledere i diritti e le libertà altrui. Il titolare valuterà la sussistenza di eventuali limitazioni e risponderà alla richiesta entro un mese.

14. Diritto di reclamo

L'interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali:

• PEC: protocollo@pec.gpdp.it;
• Raccomandata A/R o consegna a mano presso: Piazza Venezia 11, 00187 Roma;
• Altri strumenti di contatto: garanteprivacy.it/home/modulistica-e-servizi-online;
• oppure presso l'autorità di controllo competente di un altro Paese dell'Unione Europea.